terms
Algemene Voorwaarden — Imrama Retreats
Laatste update: 30/06/2026
1. Identificatie van de organisator
Imrama Retreats Eenmanszaak, België
Verantwoordelijke: Sigi De Neve
E-mail: hello@imramaretreats.be
Website: imramaretreats.be
2. Toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle boekingen, overeenkomsten en diensten aangeboden door Imrama Retreats, met inbegrip van retreats, workshops, masterclasses en digitale producten. Door een boeking te plaatsen of een betaling te verrichten, aanvaardt de deelnemer deze voorwaarden uitdrukkelijk.
3. Boeking en bevestiging
3.1 Een boeking is pas definitief na ontvangst van de (aan)betaling én een schriftelijke bevestiging per e-mail van Imrama Retreats.
3.2 De deelnemer ontvangt binnen 48 uur na betaling een bevestigingsmail met alle praktische informatie.
3.3 Imrama Retreats behoudt zich het recht voor een boeking te weigeren in volgende gevallen: bij onvolledige of onjuiste informatie, bij niet-tijdige betaling, bij gegronde twijfel over de fysieke of psychische geschiktheid van de deelnemer voor de aard van de retreat (zie art. 9), of bij eerdere ernstige incidenten met de betrokken deelnemer tijdens een vorige retreat. Imrama Retreats motiveert een weigering desgevraagd.
3.4 Een boeking is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar zonder schriftelijke toestemming van Imrama Retreats.
4. Prijzen en betaling
4.1 Alle vermelde prijzen zijn in euro (€) en inclusief btw waar van toepassing.
4.2 Aanbetaling: Bij boeking is een aanbetaling vereist van [percentage of bedrag invullen] van het totaalbedrag. Deze aanbetaling is onmiddellijk verschuldigd bij bevestiging van de boeking.
4.3 Restbetaling: Het saldo dient uiterlijk [aantal weken invullen] weken voor de aanvang van de retreat volledig voldaan te zijn. De exacte vervaldatum wordt vermeld in de bevestigingsmail.
4.4 Bij niet-tijdige betaling van het saldo behoudt Imrama Retreats zich het recht voor de boeking te annuleren. De reeds betaalde aanbetaling blijft in dat geval verschuldigd conform artikel 6.
4.5 Betalingen verlopen via beveiligde betaalverwerker Stripe. Imrama Retreats slaat geen betalingsgegevens op.
4.6 Kortingscodes en promoties zijn niet combineerbaar tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, en zijn geldig tot de opgegeven vervaldatum.
4.7 Bij retreats op een bestemming buiten de eurozone (zoals Indonesië) kan Imrama Retreats een wisselkoersbuffer toepassen op de lokale kosten (accommodatie, catering, transfers). Significante wisselkoersschommelingen tussen het moment van prijszetting en de uitvoering van de retreat zijn voor risico van Imrama Retreats en hebben geen invloed op de aan de deelnemer gefactureerde prijs, behoudens uitzonderlijke omstandigheden zoals omschreven in artikel 8 (Overmacht).
5. Reis, vluchten en reisdocumenten
5.1 De vermelde retreatprijs is, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld op de specifieke retreatpagina, exclusief vluchten naar en van de bestemming. De deelnemer is zelf en volledig verantwoordelijk voor het boeken van geschikte vluchten.
5.2 Transfers tussen de luchthaven en de retreatlocatie zijn [wel/niet — per retreat te specificeren] inbegrepen in de prijs. Dit wordt steeds vermeld op de retreatpagina en in de bevestigingsmail.
5.3 De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het bezit van geldige reisdocumenten (paspoort met voldoende geldigheidsduur, eventueel visum) en voor het navragen en naleven van eventuele vereisten inzake vaccinaties of gezondheidsmaatregelen voor de bestemming. Imrama Retreats kan hierover informatief adviseren, maar is niet verantwoordelijk voor de juistheid of volledigheid van dit advies, noch voor gevolgen van het niet voldoen aan inreisvereisten.
5.4 Imrama Retreats raadt sterk aan om geen onherroepelijke of niet-restitueerbare vluchten of reisarrangementen te boeken voordat de boeking definitief bevestigd is (art. 3.1) én — bij twijfel over het doorgaan van de retreat — voordat het saldo conform art. 4.3 betaald en de retreat door Imrama Retreats bevestigd is als doorgaand.
5.5 Imrama Retreats is in geen geval aansprakelijk voor kosten, schade of gevolgen voortvloeiend uit vluchten, visa, vaccinaties of andere reisgerelateerde regelingen die de deelnemer zelf heeft getroffen, ongeacht de reden van annulering of wijziging van de retreat (zie ook art. 7.3 en 8.2).
6. Annulering door de deelnemer
6.1 Annuleringen dienen schriftelijk te worden doorgegeven via e-mail aan [e-mailadres invullen]. De datum van ontvangst van de e-mail geldt als annuleringsdatum.
6.2 De volgende annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing:
Annulering Terugbetaling Meer dan 90 dagen voor aanvang 100% terugbetaling, exclusief administratiekosten van €50 Tussen 60 en 90 dagen voor aanvang 75% terugbetaling van het totaalbedrag Tussen 30 en 60 dagen voor aanvang 50% terugbetaling van het totaalbedrag Minder dan 30 dagen voor aanvang Geen terugbetaling
6.3 In geval van annulering kan de deelnemer, in overleg met Imrama Retreats, de boeking overdragen aan een andere persoon. Dit dient minimaal [aantal dagen invullen] dagen voor aanvang schriftelijk te worden meegedeeld. Eventuele meerkosten zijn ten laste van de deelnemer.
6.4 Betaalde add-ons en extra behandelingen worden terugbetaald volgens hetzelfde schema als hierboven, tenzij deze al zijn gereserveerd bij externe aanbieders. In dat geval worden enkel de werkelijk terugvorderbare kosten terugbetaald.
7. Annulering of wijziging door Imrama Retreats
7.1 Imrama Retreats behoudt zich het recht voor een retreat te annuleren of te verplaatsen wegens onvoldoende deelnemers, overmacht, ziekte van de begeleider of andere gegronde redenen.
7.2 Bij annulering door Imrama Retreats ontvangt de deelnemer de volledige betaalde bedragen terug binnen 14 kalenderdagen, of de mogelijkheid om over te stappen naar een andere retreat. Het administratiekosten-bedrag van art. 6.2 is in dit geval niet van toepassing; de deelnemer ontvangt 100% van de door hem/haar betaalde retreatprijs terug.
7.3 Imrama Retreats is niet aansprakelijk voor bijkomende kosten die de deelnemer heeft gemaakt in het kader van de deelname (zoals reistickets, hotel, visa, vaccinaties, etc. — zie art. 5). De organisator raadt aan geen onherroepelijke reiskosten te maken voor de betalingstermijn van het saldo verstreken is.
7.4 Bij een wijziging van datum of locatie wordt de deelnemer zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld en heeft hij/zij het recht de boeking kosteloos te annuleren binnen 14 dagen na kennisgeving.
8. Overmacht
8.1 Onder overmacht wordt verstaan: elke omstandigheid buiten de redelijke controle van Imrama Retreats, waaronder maar niet beperkt tot: natuurrampen, pandemieën, overheidsmaatregelen, negatief reisadvies van de Belgische overheid (FOD Buitenlandse Zaken) voor de bestemming, stakingen, brand of ernstige ziekte van de begeleider.
8.2 In geval van overmacht wordt de retreat zo mogelijk verplaatst naar een latere datum. Indien verplaatsing niet mogelijk is, worden de betaalde bedragen terugbetaald, verminderd met reeds gemaakte niet-recupereerbare kosten (zoals locatiehuur, leveranciers). Imrama Retreats communiceert hierover transparant met de deelnemers.
8.3 Imrama Retreats volgt het reisadvies van FOD Buitenlandse Zaken voor de retreatbestemming. Indien dit advies op het moment van vertrek negatief is (kleurcode rood), behoudt Imrama Retreats zich het recht voor de retreat te annuleren of te verplaatsen conform dit artikel. De deelnemer wordt aangeraden zelf ook dit reisadvies te raadplegen voor het boeken van vluchten.
9. Aansprakelijkheid en gezondheid
9.1 Deelname aan retreats en activiteiten van Imrama Retreats geschiedt op eigen risico van de deelnemer.
9.2 De deelnemer verklaart bij boeking in goede gezondheid te verkeren en geen medische aandoeningen te hebben die deelname in de weg staan, tenzij dit uitdrukkelijk en voorafgaand is meegedeeld aan Imrama Retreats.
9.3 De deelnemer is verplicht relevante medische informatie (zoals zwangerschap, hartaandoeningen, psychische aandoeningen, medicatiegebruik) voorafgaand aan de retreat te melden. Imrama Retreats behandelt deze informatie vertrouwelijk.
9.4 Indien de deelnemer relevante medische informatie zoals bedoeld in art. 9.3 niet of onvolledig meldt, en hierdoor schade, letsel of een incident ontstaat, kan Imrama Retreats hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld. De deelnemer aanvaardt in dat geval het volledige risico verbonden aan deelname.
9.5 Imrama Retreats is niet aansprakelijk voor persoonlijk letsel, ziekte, verlies of schade aan eigendommen, tenzij dit het gevolg is van aantoonbare grove nalatigheid van de organisator.
9.6 De deelnemer wordt aangemoedigd een geschikte reis- en annuleringsverzekering af te sluiten, die ook medische kosten in het buitenland en eventuele repatriëring dekt.
10. Gedrag en groepsdynamiek
10.1 Van iedere deelnemer wordt verwacht dat hij/zij respectvol omgaat met medereizigsters, begeleiders en de lokale gemeenschap.
10.2 Imrama Retreats behoudt zich het recht voor een deelnemer te verwijderen bij ernstig grensoverschrijdend gedrag, zonder terugbetaling van het resterende bedrag.
11. Intellectuele eigendom en beeldmateriaal
11.1 Alle inhoud aangeboden door Imrama Retreats — inclusief digitale cursussen, handleidingen, audio-opnames, teksten en beeldmateriaal — is eigendom van Imrama Retreats en mag niet worden gekopieerd, gedeeld of commercieel gebruikt zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.
11.2 Tijdens de retreat kunnen foto's en video's gemaakt worden door Imrama Retreats of een door haar aangestelde fotograaf, waarop deelnemers herkenbaar in beeld kunnen komen. Door deelname aanvaardt de deelnemer dat dit beeldmateriaal gebruikt kan worden voor marketingdoeleinden van Imrama Retreats (website, social media, nieuwsbrieven), tenzij de deelnemer hier voorafgaand en schriftelijk uitdrukkelijk bezwaar tegen maakt via [e-mailadres invullen].
11.3 Een deelnemer die geen beeldmateriaal van zichzelf wenst te laten gebruiken, kan dit op elk moment vóór, tijdens of na de retreat laten weten. Imrama Retreats verwijdert in dat geval bestaand gepubliceerd materiaal binnen een redelijke termijn na het verzoek.
12. Privacy en gegevensbescherming
12.1 Imrama Retreats verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
12.2 Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst, communicatie over de retreat en, indien de deelnemer hiermee instemt, voor nieuwsbrieven.
12.3 Gegevens worden nooit aan derden verkocht. Gegevens kunnen worden gedeeld met externe dienstverleners (zoals Stripe voor betalingen) uitsluitend voor de uitvoering van de dienst.
12.4 De deelnemer heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van zijn/haar gegevens via [e-mailadres invullen].
13. Toepasselijk recht en geschillen
13.1 Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing.
13.2 Bij geschillen trachten partijen in eerste instantie tot een minnelijke schikking te komen. Indien dit niet lukt, zijn de rechtbanken van [arrondissement invullen, bv. Gent of Antwerpen] bevoegd.
13.3 Als consument heeft de deelnemer ook de mogelijkheid een klacht in te dienen via het Europese ODR-platform: ec.europa.eu/consumers/odr.
14. Wijzigingen aan deze voorwaarden
Imrama Retreats behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website. Op reeds bevestigde boekingen blijven de voorwaarden van toepassing die golden op het moment van boeking.
Deze voorwaarden zijn opgesteld als algemene basis en dienen te worden nagelezen door een juridisch adviseur (bij voorkeur gespecialiseerd in Belgisch consumenten- en reisrecht) voor publicatie. Velden tussen [rechte haken] dienen nog ingevuld of aangepast te worden.